Funkcje osób zaangażowanych w zarządzanie projektami
Studio biznesu

Funkcje osób zaangażowanych w zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami nie jest zjawiskiem nowym. W zasadzie wszystkie działania podejmowane przez ludzi są w pewnym sensie realizacjami określonych projektów. Projekt to inaczej przedsięwzięcie. Nazywa się tak każde zlecenie lub zadanie, którego realizacja wymaga dłuższego czasu.

Do czynników cechujących projekt zalicza się więc m.in. złożoność, wysokie ryzyko porażki (uzależnione np. od partnerów zewnętrznych), określone ramy czasowe czy realizacja zespołowa. Ponadto projekt wyróżnia się niepowtarzalnością. Mało jest bowiem prawdopodobne, aby różne projekty przebiegały dokładnie w ten sam sposób i pod tym samym kierownictwem. Projekt ma więc charakter niepowtarzalny, zarówno pod względem koncepcji, jak i sposobu jego realizacji.

Kierownik projektu i jego rola

Kierownik projektu to osoba odpowiedzialna za to czy dany projekt zostanie zrealizowany oraz jakie będą jego efekty, oczywiście uwzględniając ilość nakładów. Dobry manager projektu powinien posiadać szeroką wiedzę z zakresu projektu, zdolności przywódcze, mediacyjne, negocjacyjne oraz te z zakresu psychologii. Nie może być to na pewno osoba przypadkowa.

Kierownik projektu ma za zadanie motywować zespół, koordynować jego działania w taki sposób, aby poszczególne zadania zostały wykonane zgodnie z przewidzianym budżetem i zaplanowanym harmonogramem. Głównym zadaniem każdego kierownika projektu jest rozdział pracy pomiędzy poszczególne osoby oraz kontrolowanie jej postępów. W tym przypadku kluczem do sukcesu jest dobra komunikacja. To od niej zależy czy dana osoba stanie się efektywnym kierownikiem, który będzie potrafił zarządzać innymi ludźmi.

Techniki zarządzania projektem

Na przestrzeni wielu lat ukształtowany się liczne narzędzia i techniki, w dziedzinie, jaką jest zarządzanie projektami. Jedną z najpopularniejszych jest system Henry’ego Gannta – system zadań i premii. Diagram Gannta pokazuje projekt podzielony na serię zadań przypisanych do pewnych ram czasowych. Jedną z ciekawszych teorii jest także PERT (technika programowania oceny i zmian) czy CPM (metoda ścieżki krytycznej, która miała na celu zminimalizowanie ryzyka zmian w początkowym harmonogramie realizacji projektu).

Duży wpływ na poprawę komunikacji między partnerami, a także na usprawnienie zarządzania, zwłaszcza w przypadku projektów ponadnarodowych, odgrywają aplikacje ICT. Najpopularniejsze i zarazem najprostsze to np. aplikacje „Remember the Milk” – aplikacja umożliwiająca zarządzania zadaniami, a także aplikacje pozwalające na powszechne udostępnianie plików przez wyszukiwarkę Google, dzięki czemu na jednym pliku jednocześnie może pracować kilka osób. Są to na pewno narzędzia bardzo pomocne w zarządzaniu projektami. Ważne są także specjalne programy i pakiety procesu zarządzania, które ułatwiają planowanie i śledzenie zmian zachodzących w projekcie. Należy do nich m.in. Microsoft Project. Wybór programu uzależniony być powinien od aktualnych potrzeb projektowych. W przypadku prostych projektów nie są potrzebne żadne kosztowne narzędzia i programy.

Cykl życia projektu

W przypadku projektów można zauważyć wiele podobieństw. Przede wszystkim proces zarządzania projektami przebiega zawsze w podobnej kolejności, nazywany jest cyklem życia projektu. Każdy projekt składa się więc z kilku faz:

  • definiowanie projektu,
  • planowanie i organizacja projektu,
  • realizacja projektu,
  • kontrola i zakończenie projektu.

Poszczególne fazy oczywiście różnią się od siebie w zależności od charakteru działalności, etapów wchodzących w ich skład, wielkości kosztów i nakładów potrzebnych do ich realizacji, a także uczestników.

Zadania kierownika projektu

To kierownik projektu jest odpowiedzialny za określenie jego celu oraz opracowanie założeń danego projektu. To on odpowiada za ustalenie zakresu projektu, jego skutków, rozpisanie harmonogramu czy ustalenie wysokości budżetu potrzebnego do jego zrealizowania. Przy czym należy dodatkowo uwzględnić ryzyko związane z projektem.

Kierownik projektu dobiera sobie współpracowników. Opracowuje plan organizacyjny i zarządza pracą swoich podwładnych. Bardzo ważnym aspektem koordynowania jest odpowiednia motywacja pracowników do skrupulatnego wykonywania powierzonych im zadań. Kluczem do sukcesu jest opracowanie skutecznej strategii komunikacji  umiejętność rozwiązywania konfliktów. Przy czym cały czas manager projektu powinien panować nad tym czy prace odbywają się zgodnie z harmonogramem i ustalonym na wstępie budżetem. Na końcu musi stworzyć jeszcze sprawozdanie podsumowujące prace nad projektem.

Dwa główne czynniki, które w dużej mierze decydują o tym czy dany projekt zakończy się sukcesem to planowanie projektu i zarządzanie zespołem projektowym. Nie ma w tym przypadku uniwersalnych zasad działania. Wielu kierowników projektu wypracowuje sobie swoją technikę na podstawie zdobytego przez wiele lat pracy doświadczenia. Warto przy tym posiłkować się doświadczeniami innych osób.

W przypadku procesu zarządzania projektami ważne jest pojęcie „potrójne ograniczenie”. W jego skład wchodzą 3 czynniki – czas (czy projekt został wykonany w ustalonym wcześniej terminie?), koszt (czy dane zadanie zostało wykonane zgodnie z zaplanowanym wcześniej budżetem) oraz zakres projektu (czy spełnione zostały wszystkie cele zakładane na początku projektu?). Każdy z tych czynników ma równorzędne znaczenie i powiązany jest z dwoma pozostałymi. Kierownik projektu ma tak kierować i koordynować projektem, aby czynniki pozostały przez cały czas na założonym poziomie.

Zarządzanie projektami – jak odnieść sukces?

W przypadku zarządzania projektami kluczowe znaczenie ma odpowiedni podział ról i zadań w czasie jego realizacji. Harmonogram prac powinien zostać ustalony w sposób realny do zaplanowanych działań. Podobnie jest zresztą z budżetem, które także musi być adekwatny do zaplanowanych kosztów. Cały zespół powinien być dobrze dobrany, zmotywowany do działania oraz zaangażowany w realizowany projekt.  Postępy z kolei muszą być przez cały czas trwania prac monitorowane i oceniane, aby nie pojawiła się żadna pomyłka, która może w końcowym rozrachunku wiele kosztować.

Post Comment